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各鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處，區(qū)直各單位：

　　經(jīng)區(qū)政府同意，現(xiàn)將《莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)檔案管理實(shí)施細(xì)則》印發(fā)給你們，請(qǐng)結(jié)合工作實(shí)際，認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

　　莆田市城廂區(qū)人民政府辦公室 

　　2015年4月15日 

莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)檔案管理實(shí)施細(xì)則

　　第一條  為進(jìn)一步規(guī)范重大活動(dòng)檔案管理，確保重大活動(dòng)檔案的完整與安全，發(fā)揮重大活動(dòng)檔案的作用，根據(jù)《福建省重大活動(dòng)檔案管理辦法》、《莆田市重大活動(dòng)檔案管理實(shí)施細(xì)則》的通知精神，結(jié)合本區(qū)實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則。

　　第二條  本實(shí)施細(xì)則適用于本區(qū)重大活動(dòng)檔案管理。

　　第三條  本實(shí)施細(xì)則所稱的重大活動(dòng)，是指符合下列情形之一的活動(dòng)：

　　（一）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人，省、部、廳級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在本區(qū)的公務(wù)活動(dòng)；

　?。ǘ┩鈬?、政府首腦、政黨領(lǐng)袖或者國際組織負(fù)責(zé)人、著名外國友人在本區(qū)的外事活動(dòng)；

　?。ㄈ﹨^(qū)委、區(qū)人大、區(qū)政府、區(qū)政協(xié)的重大會(huì)議及其活動(dòng)；

　　（四）區(qū)委書記、區(qū)長的重要公務(wù)活動(dòng)；

　?。ㄎ澹┰诒緟^(qū)召開的國際性、全國性、地區(qū)性和區(qū)域性重要會(huì)議；

　　（六）由本區(qū)舉辦或在本區(qū)舉辦的重大經(jīng)濟(jì)、貿(mào)易、科技、文化、教育、體育、宗教等活動(dòng)；

　　（七）本區(qū)轄區(qū)內(nèi)行政區(qū)域的重大變更；

　?。ò耍┍緟^(qū)同臺(tái)灣、香港、澳門地區(qū)之間的重大合作交流活動(dòng)；

　?。ň牛┍緟^(qū)與國內(nèi)外城市建立友好城市關(guān)系；

　?。ㄊ┢渌哂兄卮笥绊懙幕顒?dòng)。

　　第四條  本實(shí)施細(xì)則所稱的重大活動(dòng)檔案，是指在重大活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像、照片、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式和載體的原始記錄。主要包括：

　?。ㄒ唬┘堎|(zhì)文件材料及相應(yīng)的電子文件；

　?。ǘ┮粝癫牧霞捌湮淖终f明；

　　（三）公務(wù)活動(dòng)中雙方互贈(zèng)的重要紀(jì)念品；

　?。ㄋ模┯屑o(jì)念意義的憑證性和標(biāo)志性實(shí)物；

　?。ㄎ澹┢渌哂斜４胬脙r(jià)值的材料。

　　第五條  重大活動(dòng)檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用的原則。

　　第六條  各鎮(zhèn)（街道）、各部門、各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決重大活動(dòng)檔案管理工作的重大問題，建立健全檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)重大活動(dòng)的工作機(jī)制，并將重大活動(dòng)檔案管理所需經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算，切實(shí)予以保障。

　　第七條  區(qū)檔案局負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)重大活動(dòng)檔案管理工作，監(jiān)督指導(dǎo)舉辦、承辦重大活動(dòng)的單位（以下簡稱舉辦、承辦單位）確定重大活動(dòng)檔案管理制度。重大活動(dòng)檔案的收集范圍由區(qū)檔案局確定。區(qū)檔案館具體負(fù)責(zé)重大活動(dòng)檔案的接收、鑒定、保管保護(hù)、開發(fā)利用等工作。

　　第八條  舉辦、承辦單位負(fù)責(zé)重大活動(dòng)檔案的收集、整理、歸檔、移交工作。

　　第九條  舉辦、承辦屬于本實(shí)施細(xì)則第三條所列重大活動(dòng)事項(xiàng)的，舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)在重大活動(dòng)確定后5日內(nèi)告知區(qū)檔案局，并辦理告知手續(xù)（參照附件1）。因故不能在舉辦、承辦之前辦理告知手續(xù)的，應(yīng)在舉辦、承辦之日起3日內(nèi)補(bǔ)報(bào)《莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)告知表》。

　　第十條  區(qū)檔案館對(duì)在本行政區(qū)域內(nèi)舉辦的重大活動(dòng)，可以根據(jù)需要委派專業(yè)人員指導(dǎo)、協(xié)助舉辦、承辦單位做好重大活動(dòng)材料的收集、整理、歸檔工作。

　　第十一條  舉辦、承辦單位在制定重大活動(dòng)實(shí)施方案時(shí)應(yīng)當(dāng)同時(shí)制定重大活動(dòng)檔案收集方案，明確重大活動(dòng)檔案管理的責(zé)任部門和人員，落實(shí)相應(yīng)的保障措施。

　　第十二條  舉辦、承辦單位的檔案工作機(jī)構(gòu)、人員具體負(fù)責(zé)重大活動(dòng)檔案的收集、整理工作，并對(duì)歸檔材料進(jìn)行集中管理，具體歸檔范圍可參照《莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍》（參照附件2）。

　　第十三條  重大活動(dòng)中所形成的文書檔案按照中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9705-2008《文書檔案案卷格式》或中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》整理，傳統(tǒng)錄音、錄像磁帶按照中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T15-95《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》整理，照片、光盤、標(biāo)志性實(shí)物參照附件3、4、5按規(guī)范整理。

　　重大活動(dòng)各種載體檔案整理完畢后，應(yīng)編制重大活動(dòng)檔案歸檔說明。

　　第十四條  舉辦、承辦單位在部署重大活動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌安排重大活動(dòng)檔案管理工作，必要時(shí)可協(xié)調(diào)區(qū)檔案局派出有關(guān)人員參與重大活動(dòng)，采取拍照、攝像等方式直接形成重大活動(dòng)檔案。

　　第十五條  舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)全面收集重大活動(dòng)的宣傳報(bào)道材料，對(duì)舉辦、承辦單位提出的收集要求，負(fù)責(zé)重大活動(dòng)宣傳報(bào)道工作的單位以及工作人員應(yīng)當(dāng)予以配合。

　　第十六條  舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)做好重大活動(dòng)檔案的全文數(shù)字加工等信息化工作，提高重大活動(dòng)檔案的利用水平。

　　第十七條  重大活動(dòng)檔案按照以下規(guī)定處置：

　?。ㄒ唬┮粋€(gè)單位舉辦、承辦的重大活動(dòng)，其檔案歸入本單位檔案全宗，保管期滿后按規(guī)定向區(qū)檔案館移交。

　?。ǘ﹥蓚€(gè)以上單位聯(lián)辦的跨部門、跨行業(yè)綜合性的重大活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)自重大活動(dòng)結(jié)束之日起6個(gè)月內(nèi)，由各聯(lián)辦單位向區(qū)檔案館移交；因特殊情況延期移交的，須經(jīng)區(qū)檔案館同意。

　　（三）舉辦、承辦單位成立臨時(shí)組織機(jī)構(gòu)的，其重大活動(dòng)檔案由臨時(shí)組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理，臨時(shí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人在臨時(shí)組織機(jī)構(gòu)停止辦公之前向區(qū)檔案館移交。

　　舉辦、承辦單位或者承擔(dān)舉辦、承辦主要工作的單位可以保留重大活動(dòng)檔案的副本或者復(fù)制件。

　　第十八條  重大活動(dòng)結(jié)束后60日內(nèi)，舉辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向區(qū)檔案局辦理檔案登記（參照附件6）。

　　第十九  屬于國家所有的重大活動(dòng)檔案的保管單位，應(yīng)當(dāng)采取有效措施，確保檔案的完整和安全。對(duì)保管條件惡劣或者其他原因可能導(dǎo)致檔案不安全或者損毀的，保管單位應(yīng)當(dāng)立即向區(qū)檔案館移交檔案；不予移交的，由區(qū)檔案局責(zé)令移交。

　　第二十條  屬于集體所有和個(gè)人所有的、對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的重大活動(dòng)檔案，其所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管，涉及國家秘密的應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定管理。

　　第二十一條  區(qū)檔案館可以建立重大活動(dòng)檔案征集制度，采取收購、征購等措施征集重大活動(dòng)檔案。鼓勵(lì)集體和個(gè)人向區(qū)檔案館捐贈(zèng)、寄存、轉(zhuǎn)讓重大活動(dòng)檔案。

　　第二十二條  重大活動(dòng)檔案應(yīng)當(dāng)依法向社會(huì)開放。屬于本實(shí)施細(xì)則規(guī)定的重大活動(dòng)檔案，經(jīng)鑒定可以向社會(huì)開放的應(yīng)當(dāng)自進(jìn)館30日內(nèi)依法向社會(huì)開放，并公布重大活動(dòng)檔案的目錄，做好重大活動(dòng)檔案的利用工作。依法應(yīng)當(dāng)保密的重大活動(dòng)檔案，按照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。

　　向區(qū)檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存重大活動(dòng)檔案的單位和個(gè)人，可以對(duì)其檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，區(qū)檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)其合法權(quán)益。

　　第二十三條  區(qū)檔案館通過新聞媒體或網(wǎng)絡(luò)等形式，向社會(huì)公布已開放可公開的重大活動(dòng)檔案。

　　第二十四條  對(duì)重大活動(dòng)檔案管理工作做出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人，按《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第二十五條  違反本實(shí)施細(xì)則規(guī)定，有下列行為之一的，由區(qū)檔案局依照《福建省重大活動(dòng)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定予以處罰：

　?。ㄒ唬┪窗匆?guī)定建立重大活動(dòng)檔案的；

　?。ǘ┪窗匆?guī)定辦理重大活動(dòng)檔案登記的；

　?。ㄈ┪窗匆?guī)定收集、整理、歸檔、保管重大活動(dòng)檔案的；

　　（四）未按規(guī)定移交重大活動(dòng)檔案或者檔案移交不完整的；

　?。ㄎ澹┪窗匆?guī)定集中統(tǒng)一管理重大活動(dòng)檔案的；

　?。┪绰男蟹?、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定的其他行為的。

　　第二十六條  機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織在處置重大突發(fā)公共安全事件活動(dòng)中形成的重大活動(dòng)檔案的管理參照本實(shí)施細(xì)則執(zhí)行。

　　第二十七條  本實(shí)施細(xì)則自發(fā)布之日起施行。

　　附件：1.莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)告知表

　　2.莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍

　　3.莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)照片檔案整理方法

　　4.莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)光盤整理辦法

　　5.莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)實(shí)物檔案整理辦法

　　6.莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)檔案登記表

　　附件1

莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)告知表

　　填報(bào)單位（章）

　　填報(bào)人                                     年   月   日

　　附件2

　　莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)文件材料歸檔范圍

　　一、視察、考察類

　?。ㄒ唬h和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省（部）級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、省廳和市級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)或知名人士來城廂視察（考察）的題詞、活動(dòng)照片、錄音、錄像、VCD。

　　（二）視察期間的講話稿及會(huì)議紀(jì)要。

　　（三）日程安排、訪問、隨行人員名單。

　　（四）接待方案、接待工作總結(jié)。

　?。ㄎ澹┙哟ぷ饕?、接待參與人員名單、工作人員注意事項(xiàng)、警衛(wèi)接待總結(jié)。

　?。└鞣N匯報(bào)材料、接待工作會(huì)議紀(jì)要。

　　（七）其他材料。

　　二、各種活動(dòng)類

　　（一）區(qū)委、區(qū)政府關(guān)于舉辦重大活動(dòng)、成立組委會(huì)、啟用印章的通知、會(huì)議紀(jì)要、組委會(huì)內(nèi)部任職的通知。

　　（二）重大活動(dòng)計(jì)劃、總結(jié)、重大活動(dòng)方案、辦法、綱要（總體、分項(xiàng)）。

　?。ㄈ﹨^(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導(dǎo)人開幕詞、閉幕詞及其他重要講話。

　?。ㄋ模┯涊d開幕、閉幕、文藝演出、比賽、活動(dòng)等過程的各種聲像材料。

　　（五）賀信、賀電。

　?。└鞣N分項(xiàng)活動(dòng)比賽的通知、結(jié)果。

　?。ㄆ撸┲卮蠡顒?dòng)剪報(bào)、簡報(bào)、論文及參會(huì)人員的發(fā)言材料。

　?。ò耍┬麄鞑牧希ㄖ刃騼?cè)、活動(dòng)指南）、畫冊(cè)、招商手冊(cè)、門票、節(jié)目單、各種標(biāo)志性圖案或形象系統(tǒng)識(shí)別手冊(cè)。

　?。ň牛┗顒?dòng)過程中形成的題詞、紀(jì)念品、標(biāo)志性等實(shí)物。

　?。ㄊ┢渌鞣N事務(wù)性文件材料。

　　三、自然災(zāi)害、重大事故類

　?。ㄒ唬┳匀粸?zāi)害、重大事故情況報(bào)告。

　?。ǘ┓从超F(xiàn)場(chǎng)的記錄（文字、照片、錄音錄像等）。

　?。ㄈ?zāi)害、事故處理的協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要，領(lǐng)導(dǎo)批示、領(lǐng)導(dǎo)小組成立的文件材料。

　?。ㄋ模┨幚泶胧┑穆鋵?shí)、情況調(diào)查、處理結(jié)果文件材料。

　?。ㄎ澹┨幚淼膮R總、總結(jié)材料。

　?。┢渌牧稀?/p>

　　附件3

　　莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)照片檔案整理方法

　　一、傳統(tǒng)照片（銀鹽感光材料照片）

　　參照標(biāo)準(zhǔn)GB/T 11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》整理。

　　二、數(shù)碼照片

　　重大活動(dòng)形成的數(shù)碼照片必須制成紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。紙質(zhì)照片按GB/T 11821-2002《照片檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)整理，并在“張?zhí)枴鼻凹印埃印?，以區(qū)別傳統(tǒng)照片。

　?。ㄒ唬?shù)碼照片歸檔方法

　?。?、保管期限：重大活動(dòng)數(shù)碼照片保管期限的劃分應(yīng)視所反映的內(nèi)容，按照國家檔案局８號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

　?。病⒎诸悾?/p>

　　在一項(xiàng)重大活動(dòng)內(nèi)按保管期限—問題進(jìn)行分類。

　?。?、排列與編號(hào)：

　　重大活動(dòng)歸檔數(shù)碼照片以JPG或TIF為通用格式，在文件夾內(nèi)以一個(gè)重大活動(dòng)特征命名。

　　4、數(shù)碼照片著錄：

　　數(shù)碼照片著錄項(xiàng)目包括：數(shù)碼照片名、題名、拍攝時(shí)間、拍攝者、文字說明、照片組號(hào)、存儲(chǔ)文件名、載體編號(hào)、保管期限、參見號(hào)、備注。

　　數(shù)碼照片號(hào)：全宗號(hào)—保管期限—照片（ZP）—張?zhí)枴?/p>

　　題名：簡明、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素，不超過50個(gè)漢字，如果出現(xiàn)符號(hào)應(yīng)采用全角錄入。

　　文字說明：用于概括照片所反映的主要信息，或?qū)︻}名未及內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，一般不超過200個(gè)漢字。

　　照片組號(hào)：對(duì)同一組照片采用同一組號(hào)。照片組號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”開始按順序遞增，照片組號(hào)應(yīng)與紙質(zhì)數(shù)碼照片保持一致。

　　存儲(chǔ)文件名：用來表明對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片的計(jì)算機(jī)文件名稱。

　　載體編號(hào)：存儲(chǔ)數(shù)碼照片的載體（如光盤）檔號(hào)。

　　拍攝者：一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。

　　拍攝時(shí)間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　保管期限：一般分永久、長期、短期。

　　參見號(hào)：與本張數(shù)碼照片有聯(lián)系的其他檔案的歸檔號(hào)。

　　備注：注釋需要補(bǔ)充和說明的情況。

　?。ǘ┕獗P刻制與整理

　　一項(xiàng)重大活動(dòng)的數(shù)碼照片應(yīng)根據(jù)存儲(chǔ)量拷貝至一盤或多盤光盤中（非重大活動(dòng)的數(shù)碼照片不要刻錄在同一光盤內(nèi)）。光盤的整理參照《莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)光盤整理方法》執(zhí)行。

　　附件4

　　莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)光盤整理方法

　　一、參照標(biāo)準(zhǔn)：

　　GB/T17678.1-1999《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。

　　二、收集范圍：

　　重大活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的光盤。

　　(一)重大活動(dòng)中形成的視、音頻光盤（指VCD、CD、DVD光盤等）。

　　（二）用以存儲(chǔ)重大活動(dòng)中形成的文本型電子文件光盤。

　　（三）用以存儲(chǔ)重大活動(dòng)中形成的圖形文件（指原創(chuàng)性數(shù)碼照片、掃描照片、從其他渠道獲得的電子照片）光盤。

　?。ㄋ模┡c此項(xiàng)重大活動(dòng)相關(guān)的其他光盤。

　　三、保管期限：

　　重大活動(dòng)光盤保管期限的劃分應(yīng)視所反映的內(nèi)容，按照國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

　　四、光盤整理：

　　（一）分類：在一項(xiàng)重大活動(dòng)內(nèi)按保管期限進(jìn)行分類。

　　（二）編號(hào)：每一張光盤為單位進(jìn)行整理，檔號(hào)指全宗號(hào)—保管期限代碼—光盤（GP）—序號(hào)，Y為永久保管、C為30年保管、D為10年保管，“序號(hào)”為一項(xiàng)重大活動(dòng)同一保管期限的光盤順序號(hào)，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，不足四位的前面補(bǔ)“0”（如：0011-Y-0001，0011為全宗號(hào)，Y為永久保管，0001為序號(hào)）。

　?。ㄈ┕獗P刻錄：

　　一次重大活動(dòng)中形成的所有電子文件應(yīng)刻錄成一張或多張光盤。光盤內(nèi)必須包括歸檔電子文件、歸檔文件目錄或照片檔案基本目錄、說明文件。

　　說明文件的項(xiàng)目包括形成時(shí)間、光盤存儲(chǔ)電子文件類型、制作實(shí)踐、制作單位、軟件環(huán)境、硬件環(huán)境。

　　形成時(shí)間：盤內(nèi)電子文件所對(duì)應(yīng)的起止年月。起始年月和終止年月都用6位數(shù)表示，起始年月和終止年月之間加短橫。（如：200802-200804）

　　光盤存儲(chǔ)電子文件類型：指光盤中所存儲(chǔ)的電子文件類型，例如文本、照片等。其通用格式為XML、DBF、TXT、JPG、TIF、MPEG、AVI、WAV、MP3等。

　　制作單位：制作光盤的單位。

　　制作時(shí)間：指光盤形成或刻錄的時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　軟件環(huán)境：閱讀光盤所需的操作系統(tǒng)（如Windows2000）及應(yīng)用軟件。

　　硬件環(huán)境：工作用計(jì)算機(jī)的最低配置，如CPU、內(nèi)存、硬盤容量等基本要求。

　　五、光盤裝盒：

　　光盤刻錄完畢后，應(yīng)裝入光盤專用包裝盒，并在包裝盒封面書寫以下文字說明，項(xiàng)目包括套別、光盤名稱、責(zé)任者、形成時(shí)間、光盤存儲(chǔ)電子文件類型、制作時(shí)間、軟件環(huán)境、硬件環(huán)境。

　　六、光盤編目：

　　光盤應(yīng)當(dāng)進(jìn)行編目，項(xiàng)目包括：題名、電子檔案類別、主題詞、責(zé)任者、形成時(shí)間、套別、軟件環(huán)境、硬件環(huán)境、說明文字、備注。

　　各項(xiàng)著錄要求具體參見本方法四-（三）、五條款中說明。

　　七、光盤保管：

　　光盤一式三套、一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

　　光盤要做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

　　光盤應(yīng)放在堅(jiān)硬的塑料包裝盒內(nèi)豎立存放，避免擠壓，不得彎曲，不得堆疊存放。標(biāo)簽應(yīng)粘貼在包裝物上，不得直接在光盤上粘貼標(biāo)記。

　　光盤的存放環(huán)境要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃-20℃，相對(duì)濕度控制在35%-45%。光盤一般每滿4年轉(zhuǎn)存一次，原盤同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

　　附件5

　　莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)實(shí)物檔案整理方法

　　重大活動(dòng)實(shí)物檔案是指在重大活動(dòng)中形成或接受的以實(shí)物為載體并具有保存價(jià)值的歷史記錄，如：題詞、書畫、紀(jì)念品、標(biāo)志物、證書、錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)碌取?/p>

　　一、保管期限：

　　重大活動(dòng)實(shí)物檔案保管期限的劃分應(yīng)視所反映的內(nèi)容，分為永久、長期。

　　二、實(shí)物檔案整理：

　?。ㄒ唬┓诸悾涸谝豁?xiàng)重大活動(dòng)內(nèi)按保管期限進(jìn)行分類。

　?。ǘ┚幪?hào)：以每一件實(shí)物為單位整理，檔號(hào)為全宗號(hào)—保管期限代碼—實(shí)物（SW）—序號(hào)，Y為永久保管，C為長期保管，序號(hào)由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，不足4位前面補(bǔ)“0”，對(duì)每件實(shí)物固定檔號(hào)標(biāo)識(shí)（如：0011-Y-SW-0001,0011為全宗號(hào)，Y為永久保管，0001為序號(hào)），固定于實(shí)物檔案的右上角、左下角或背面等適合的位置。

　?。ㄈ┡判蚺c保管：按時(shí)間先后或重要程度排列。題詞、書畫、獎(jiǎng)狀、證書、錦旗等折疊后放在文書檔案盒內(nèi)，紀(jì)念品、標(biāo)志物、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物可另外存放于合適的箱柜內(nèi)保存。

　?。ㄋ模┚幠浚簩?shí)物檔案整理完畢后編制歸檔文件目錄，一件實(shí)物編制一條目錄，責(zé)任者為形成單位（形成人）、贈(zèng)送單位（贈(zèng)送人）；保管期限分永久、長期兩種；日期為形成日期或贈(zèng)送日期；實(shí)物類型指獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗、證書、題詞、字畫、印章、雕塑、其它等，備注中注明參見號(hào)（即同一內(nèi)容其他載體檔案的歸檔號(hào)）。

　　附件6

莆田市城廂區(qū)重大活動(dòng)檔案登記表